Svåra och utmanande samtal i förskolan

Exempel på svåra samtal

Svåra samtal skulle kunna vara något av följande:

• Som chef bemöta missnöje med en anställd medarbetare eller hens prestationer.
• Ifrågasätta attitydproblem och negativ inställning till arbetsuppgiften.
• Konflikter och konflikthantering.
• Uppsägningar, lönesamtal och omplaceringar.
• Ge återkoppling till chefen när denne gör något du inte gillar.
• Ge konstruktiv feedback eller kritisera en kollega på jobbet.
• Ta itu med personliga problem hos en medarbetare som alkoholism, drogmissbruk eller ge stöd under skilsmässa eller på grund av avliden familjemedlem. 
• Konfrontera en person/anställd med dålig hygien.
• Svåra samtal med vårdnadshavare – se längre ner i artikeln.

Tips på hur du hanterar de svåra samtalen

Gå igenom dessa punkter innan du inleder det utmanande samtalet:

Syfte och målsättning
Börja med att planera samtalet genom att formulera syfte och målsättning med samtalet. Om du i förväg funderar över vad du önskar få ut av samtalet är det lättare att nå dit. Vad är ditt syfte med att ha samtalet? Vad hoppas du uppnå? Vad skulle vara ett perfekt resultat? Öva konversationen mentalt. Se olika möjligheter och visualisera dig själv hantera dem med enkelhet. För en del fungerar det att öva samtalet med en vän innan de håller det ”riktiga”.

Med tydliga mål för samtalet kan du lättare återgå till huvudfrågan om ni hamnar i svåra stunder eller svävar i väg under diskussionen.

Fakta 
Skriv ner den fakta du har som ligger till grund för problemet som ska lyftas i samtalet. Vad är problemet? Hur påverkar det andra inom förskolan? Varför är det inte okej?

Uppföljning
Skriv ner några idéer du har på hur problemet kan lösas. Men låt parten först komma med egna förslag och idéer för hur hen vill lösa problemet. Du har dina i reserv om det behövs. Fundera också på hur du vill följa upp samtalet efteråt. 

Planering
Avsätt gott om tid och se till att ni har en avskild plats där ni kan prata ro utan att bli störda. Förbered dig för hur du ska starta upp samtalet. Det kan vara bra att ge en förvarning och underlätta för den som du ska ha samtalet med genom att börja med något i stil med: "Det jag kommer att ta upp med dig kan antagligen kännas lite ansträngande eller jobbig." För att sedan kunna gå rakt på problemet. 

Ytterligare tips som underlättar det utmanande samtalet

Saklighet
Kritik ska alltid vara saklig och inte handla om person, utan om händelser och beteenden. Personlig kritik är ute efter att såra och nedvärdera. Det får aldrig vara syftet med ett samtal, hur upprörd och stressad tillvaron än kan vara. Beskriv situationen och berätta hur du upplever det. Ange gärna de punkter som du tycker brister. Det är också bra att redovisa i vilken mån det har lett till missar. Förutsätt inte att personen kan se saker ur din synvinkel. Var beredd på att känslor kan svalla och personer kan säga saker de inte riktigt menar.

När du kritiseras
Det är svårt och tufft att ta emot kritik, men det gäller att lyssna och försöka förstå det som sägs även om kritiken känns orättvis. Låt det inte bli en provokation till att gräla. Ta i stället hänsyn till att personen kan känna sig sårad och inte hittar rätt ord. Försök behålla ditt lugn och förklara sakligt din syn på saken.

Tydlig kommunikation
Det kan kännas svårt att i en konfliktsittion vara klar och tydlig med vad du vill och vad du menar. Det är dock lättare för mottagaren att ta till sig rak kommunikation och när det inte finns någon tvekan i vad som menas. Linda därför inte in saker och ting i onödan. Det måste framgå med all önskvärd tydlighet vad som är problemet och vad som gäller. Ta också reda på om personen du talar till verkligen ha förstått budskapet.

Fråga och lyssna aktivt
Det är alltid bra att fråga hur den andre upplever situationen. Det gäller också att lyssna på hårda ord och försöka se dem för vad de är – ord i affekt. Det är inte lönt att börja försvara sig fullt ut, utan försök lyssna och utröna vad som är den egentliga orsaken till den andre personens upprördhet. Om du orkar lyssna igenom det, går det att komma till botten av problemet och att hitta en lösning. Försök att inte ta verbala attacker personligen. Hjälp din medarbetare/kollega att komma tillbaka till det sakliga problemet ni försöker lösa.

Respektera alltid den du samtalar med. När det handlar om att utföra ett svårt samtal är det mer viktigt än någonsin. Först då kan också lösningar och möjligheter att gå vidare ses av båda parter.

Kommunikation är tvåriktad. Lyssna noga och var inte för upptagen med att säga ditt. Gör ditt yttersta för att förstå den andra personen. Det handlar om ett samtal mellan två parter som respekterar varandra. Med det som utgångsläge blir det mycket lättare att uppnå positiva resultat.

Svåra samtal med vårdnadshavare

Att kommunicera svåra ärenden eller situationer till vårdnadshavare är ofta utmanande. Men det är viktigt att vara ärlig, empatisk och tydlig i sin kommunikation. Här är några riktlinjer som kan vara till hjälp:

Förbered dig noggrant
Inför ett svårare samtal är det viktigt att ha mycket information och förståelse för situationen. Försäkra dig om att du har nog med fakta och är väl insatt i ärendet så att du kan svara på eventuella frågor och förklara situationen tydligt.

Välj rätt tid och plats
Försök att hitta en tid och plats där du och vårdnadshavarna kan ha en ostörd och privat konversation. Det är viktigt att skapa en miljö där de känner sig bekväma att ta emot och bearbeta den information du delar. 

Var ärlig och tydlig
Var rak på sak och kommunicera informationen tydligt och tydligt. Använd enkla och förståeliga termer och undvik att använda jargong eller för tekniska termer som kan vara svåra att förstå.

Uttryck empati och medkänsla
Visa förståelse för vårdnadshavarnas känslor och reaktioner. Var lyhörd och visa empati genom att ge dem tid att reagera och ställa frågor. Visa att du bryr dig och att du är där för att stödja dem genom situationen.

Erbjud lösningar eller stöd
I många svåra situationer kan det vara till hjälp att erbjuda lösningar eller stöd. Om det finns möjligheter till åtgärder eller förändringar, diskutera dessa och ge vårdnadshavarna möjlighet att vara involverade i beslutsfattandet. Erbjud också resurser eller hjälp, om det är möjligt.

Fortsätt att kommunicera
Efter den initiala svåra konversationen är det viktigt att fortsätta att kommunicera och hålla vårdnadshavarna informerade om eventuella framsteg, förändringar eller ytterligare åtgärder. Detta hjälper till att bygga förtroende och visar att du är engagerad i att hantera situationen på ett transparent och samarbetsinriktat sätt.

Kom ihåg att varje situation är unik, så det är viktigt att anpassa din kommunikation till den specifika situationen och vårdnadshavarnas behov och känslor.

Text av Malin Ring, affärsområdeschef Förskola och ansvarig utgivare för Förskoletidningen.
Bild: Maskot/Getty Images.